O governo sem papel continua evoluindo. O Escritório de Processos do Poder Executivo, Eproc, ligado à Secretaria de Estado da Administração, criou um sistema de monitoramento da evolução dos processos digitais, em detrimento dos físicos, na secretaria.
Após a virada de chave para os processos digitais, que já aconteceu para SEA e se consolidou com a assinatura do Decreto n° 39, em 21 de fevereiro, regulamentando programa Governo sem Papel para as demais secretarias e pastas do Executivo, todos os servidores vêm trabalhando para dar adeus aos documentos impressos. A ferramenta criada pelo escritório é um site atualizado diariamente, e o acompanhamento pode ser feito pelo link: http://www.eproc.sc.gov.br/transformacao-digital/
Marcelo Schubert, gerente do Eproc, afirma que o escritório está acompanhando de perto a evolução dos processos, desde o início do Governo sem Papel. “Todos os dias tiramos um relatório do SGP-e com o número de processos abertos na secretaria e publicamos nos gráficos para que todos possam acompanhar como está o andamento da implantação do programa”.
Alguns processos ainda estão sendo abertos de forma física, segundo Marcelo, porque o sistema ainda não está totalmente adaptado a algumas especificidades como, por exemplo, os casos que exigem sigilo, “mas são casos pontuais e o número vem decrescendo. Em 19 de fevereiro, por exemplo, foram abertos na SEA 89 processos em formato digital e apenas 19 em formato físico, um avanço considerável, se compararmos com o ano passado, quando todos os processos eram feitos digitalmente e também na forma física”. Em 2018, foram 16.131 novos processos, que eram abertos física e digitalmente, o equivalente a 84,68% do total. Já em 2019, até fevereiro, foram abertos 2.906 novos processos, sendo mais de 47% somente na forma digital.
O papel do Eproc
O Escritório de Processos, criado em 2015 passou a ser em 2017 referência de estudo para análise de melhorias de ritos de trabalho dentro do Poder Executivo. Marcelo explica que desde o ano passado vinha sendo estudada a melhoria dos processos, pensando na digitalização. “Com a chegada do atual secretário de Estado da Administração, Jorge Eduardo Tasca, a tramitação de processos digitais passou, enfim, a ser realidade”.
O Eproc é a área dentro da secretaria responsável por dar suporte às modelagens de processos, visando melhorias no fluxo como um todo. Já o suporte para transformar todos os documentos em digitais, além da capacitação de servidores no Programa Governo sem Papel são de responsabilidade do Sistema de Gestão e Processo eletrônico (SGP-e).
Para a gerente do SGP-e, Gisela de Souza Fonseca, a mudança da cultura tecnológica dos servidores foi uma barreira a ser ultrapassada para a substituição dos processos físicos pelos digitais. Porém, o trabalho de sensibilização e suporte que a equipe da gerência vem prestando aos servidores tem sido de fundamental importância para o andamento desta nova etapa no serviço público. “Há ainda alguns ajustes a serem pensados, mas os órgãos estão engajados nesta ideia, e realmente começando a pensar nas melhorias que o processo como um todo pode ter com a digitalização”.
O Escritório de Processos também sentiu essa mudança de pensamento, “diferentes áreas começaram a procurar o Eproc e repensar seus fluxos, pois estão querendo realmente partir para uma nova forma de trabalho, desburocratizando e deixando o serviço mais eficaz e rápido”. Gisela acredita que alcançar o 100% de processos digitais está em um futuro próximo. “Os ajustes são pequenos e serão sanados, acredito que logo todos os processos da SEA serão digitais”.
Via SEA/SC